Para que un documento público emitido en el extranjero tenga validez jurídica en España, el mismo debe estar legalizado y lo mismo cabe decir para que los documentos públicos españoles tengan validez fuera de nuestro país.

La legalización es un acto administrativo por el que se otorga validez a un documento, comprobando la autenticidad de la firma puesta en el mismo, y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

En ocasiones, los estados firman convenios para facilitar las legalizaciones o incluso para otorgar validez a determinados documentos sin necesidad de recurrir a este trámite. Tal vez, el acuerdo más trascendente en este ámbito sea el Convenio firmado el 5 de octubre de 1961 en La Haya, “de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros”. Convenio coloquialmente conocido como Convenio de la Apostilla o sencillamente de La Haya.

Este convenio establece, que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, simplificando este trámite con la estampación de un sello o apostilla. En la actualidad 115 países están adheridos a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor.

Para el caso de documentos públicos emitidos por un país miembro de la Unión Europea, los trámites se han simplificado desde la entrada en vigor el 16 de febrero de 2019 del Reglamento 2016/1191 sobre los documentos públicos que tiene por objeto reducir la burocracia y los costes para los ciudadanos que necesitan presentar en un país de la Unión, un documento público expedido en otro país miembro, suprimiendo incluso la necesidad del uso de la Apostilla.  España, además ha firmado otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos. Antes de iniciar cualquier trámite de convalidación o legalización conviene consultar los mismos en la web del Ministerio de Asuntos exteriores, Unión Europea y Cooperación.

En principio cabe legalizar cualquier documento público original, las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios o actas de autenticidad por exhibición realizadas por Notario.

La legalización de documentos puede realizarse en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Exteriores en Madrid o, en el extranjero, en las embajadas o consulados de España. En principio, cualquier documento emitido por funcionario o autoridad pública de la administración central, autonómica o local puede tener efecto en el exterior si se encuentra debidamente legalizado.

También pueden legalizarse los documentos notariales, judiciales y mercantiles, los relativos a certificaciones y títulos académicos, los certificados religiosos, médicos o veterinarios, y los documentos bancarios, siguiendo los trámites específicos para cada tipo de documento.

Debe tenerse en cuanta que la mayor parte de los países solamente aceptan documentos en su idioma o idiomas oficiales, por lo que en la mayoría de los casos los mismos deberán ser traducidos por un traductor o intérprete jurado. Las traducciones al español de documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deben haber sido realizadas o cotejadas en la representación Diplomática o Consular de España en el extranjero, realizadas o cotejadas en la representación Diplomática o Consular del país de origen del documento en España, o bien realizadas o cotejadas por un intérprete-traductor jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

Por último, hay que señalar que la legalización acredita la identidad y autoridad del firmante y el carácter público del documento extranjero, pero no presupone nada sobre su contenido y los efectos que el mismo puede surtir en el Ordenamiento Español; lo que debe ser evaluado por el órgano receptor del documento en un procedimiento administrativo en España.

Los trámites de legalización y convalidación de documentos suelen ser en algunos casos complicados y farragosos para los interesados. En Larrauri y Martí, podemos ayudarle con cualquier aspecto relacionado con sus gestiones en el extranjero y con la convalidación de documentos extranjeros destinados a ser usados en España.

Alejandro de Vicente Rojas. Abogados

Larrauri & Marti Abogados

Obtención de la nacionalidad española para sefardíes, Internacional